3. 管理評審必須要有高管理層的參與

管理評審可以說是一個自下而上反饋信息并自上而下分配任務的過程。這些分配的任務即成為管理評審的輸出。沒有管理層的參與就難以形成這些決議或者不能形成有效的決議，因為

1）管理評審后分配的任務應該為公司整個的戰略和經營計劃服務。高管理層是清楚這些的人，所以他們的參與才能形成有效的決議。

2） 完成這些分配的任務常常需要投入資源。當需要投入大量資源的時候，管理層握有是否投入這些資源的決定權，所以只有管理層才能根據公司可支配的資源來決定需要優先完成哪些任務。

4. 管理評審應采用過程方法

過程方法是各個管理體系中都提倡的一個方法，這個方法也應該應用于管理評審中。具體來說的話，可以考慮以下的做法：

1）如果需要制定會議的議程表，在制定議程表時，應根據過程制定議程，而不是部門，如下表所示：

表1：以過程為導向的會議議程表

2）如果需要制定輸入報告，在制定輸入報告時，應以過程為導向制定輸入報告，而不是部門。例如，上表所示的會議中，品質部門應該準備兩個輸入報告，分別是過程控制過程的輸入報告和計量設備管理過程的輸入報告，而不是一個品質部門的輸入報告。

3）如果需要制定會議紀要，在制定會議紀要時，也應以過程為導向制定，如下表所示：

表2：以過程為導向的會議紀要

4）上述的會議紀要中，如果有待完成的任務，則應成為管理評審的輸出。在匯總這些輸出項目時，也應按照以過程導向，如下表所示：

表3：以過程為導向的管理評審輸出匯總表

當以過程為導向來計劃和實施管理評審的時候，可以清楚的看出每個過程的績效、存在的問題、改進的機會和待完成的事項。

5. 管理評審輸入報告的內容

上面的討論中已經提到在制定管理評審的輸入報告時，應采用過程導向，根據每個過程來準備相應的輸入報告。接下來再進一步討論一下管理評審的輸入報告中應該包括些什么內容（以下的討論將假定公司制定有年度目標，然后每月對目標的達成情況進行監控）。

5-1. 月度的管理評審輸入報告的內容

月度的管理評審報告是以月為時間線來討論事情。報告的主要目的是監控截至目前為止年度目標的達成情況以及一些相關措施的進度。報告的內容可以這樣安排：

1）輸入報告在開始時可以匯總一下所匯報過程的年度目標，以及截止目前為止的達成情況（注：因為公司制定的是年度目標而不是月度目標，所以在匯報實績時，應匯報從年初開始截至目前的實績，而不是本月的實績。除非公司有特定原因需要關注本月實績，這個數據可不在月度的管理評審中匯報）。以供應商管理過程為例，該過程的輸入報告可以先做如下的匯總，其中用紅色標識的數字代表目標未達成。

2）接著，針對上述每個目標指標，分別具體匯報一下該目標在今年達成情況的趨勢圖。例如，針對供應商按時交付率，繪制如下趨勢圖。這個趨勢圖中應包含目標線，從而能清楚展示截至目前為止目標的達成情況。

3）然后，根據每個目標的達成情況和趨勢，進行以下分析并提出相應的措施：

-為了達成既定的年度目標，采取了什么措施，進度如何；

-截至目前，目標達成情況如何，是否存在無法達成年度目標的風險；

-如果存在無法達成既定的年度目標，則應分析原因是什么，為什么現有的措施不夠有效，是否存在資源不足夠的問題，并決定為了確保年度目標的達成是否還需要采取額外的措施和需要額外的資源，以及應采取什么樣的措施和需要什么樣的資源。另外，也應考慮目標制定是否不合理，如果不合理則應修改目標至合理水平;

-如果根據以往的趨勢判斷，該目標的實績存在下滑的情況，則應分析下滑的原因，并提出措施來遏制這種趨勢；

-如果從目前的目標達成情況來看，可以輕松達成年度目標的話，應分析是否需要調整年度目標以提高要求。如果設定了新的目標，應決定是否需要采取新的措施和需要新的資源，以及應采取什么樣的措施和需要什么樣的資源來確保新的目標的達成；

-上述報告的內容中如果有提出新的措施，應明確措施的擔當者和完成日期以便下次會議跟進。

4）如果還有上次管理評審后未完成事項不包括在前面所匯報的內容中，匯報一下這些事項的新進展；

5）后，匯報一下是否存在一些其它需要應對的事項，以及應對的措施，例如內審的不符合項和管理體系的變更，以及由此提出的應對措施。